Stappen en tijdlijn beoordelingsprocedure

Kandidaat-ECZA maken uiterlijk eind februari 2023 kenbaar dat zij willen meedoen aan de beoordelingsronde van 2023. De NFU controleert of deze vooraanvragen aan de administratieve voorwaarden voldoen.

Weet u als patiëntenorganisatie niet (zeker) of een expertisecentrum voor uw aandoening zal meedoen aan de beoordelingsprocedure? Neem dan contact met hen op.

Voor meer informatie over de procedure kan een centrum zich wenden tot de:

• coördinator zeldzame aandoeningen van het UMC
• coördinator topklinische zorg van het STZ en NVZ 
• of mailen naar: zeldzameaandoeningen@nfu.nl

^{Laatst bijgewerkt op 22 december 2022}

Voorwaarde voor deelname

Om aan de beoordelingsprocedure deel te kunnen nemen dient een patiëntenorganisatie een rechtspersoon te zijn (vereniging of stichting). Een patiëntenorganisatie die geen rechtspersoon is, kan zich door een andere patiëntenorganisatie laten vertegenwoordigen. Dit moet vóór deelname aan de procedure worden doorgegeven aan de VSOP (via expertisecentra@vsop.nl).

Voorlopige koppeling controleren

De VSOP ontvangt (medio april) een overzicht met vooraanmeldingen van kandidaat-ECZA. Op basis van de aandoeningen in dit overzicht koppelt de VSOP patiëntenorganisaties aan vooraangemelde kandidaat-ECZA. 

Na het toezenden van het voorlopige overzicht van de gekoppelde kandidaat-ECZA en bijbehorende aandoeningen (in april 2023) wordt aan patiëntenorganisaties gevraagd nog eens goed te controleren of deze centra en aandoeningen daadwerkelijk door hen beoordeeld kunnen worden. Totdat de daadwerkelijk beoordeling in AIMS start, kan dit nog wijzigen,

Is onvoldoende duidelijke welke zeldzame aandoeningen een patiëntenorganisatie vertegenwoordigt, dan neemt de VSOP daarover contact op. 

Ervaringen achterban

Patiëntenorganisaties die door de VSOP zijn gekoppeld kunnen alvast nagaan of zij de vragenlijst kunnen invullen. Naast de ervaringen die het bestuur (of bureau) zelf met het kandidaat-ECZA heeft, zijn de ervaringen van de achterban een belangrijke basis voor deze beoordeling. Indien nodig kan men een achterbanraadpleging organiseren. De VSOP kan daarover adviseren en bij ondersteunen. In een speciale bijeenkomst voor patiëntenorganisaties geven we hierover extra informatie en uitleg. Lees meer over het raadplegen van de achterban.

Zorgpad

Een belangrijk document bij de beoordeling is het zorgpad van het kandidaat-ECZA voor de aangevraagde aandoening(en). Daarin staat beschreven hoe diagnostiek, behandeling, nazorg en follow-up voor een  aandoening zijn georganiseerd. Bij de aanvraag voor erkenning moet het kandidaat ECZA-per aandoening een zorgpad bijvoegen.

Mogelijk heeft u dit zorgpad al eerder van het kandidaat-ECZA ontvangen, of recent in het kader van deze beoordelingsprocedure. Patiëntenorganisaties die er niet over beschikken, kunnen deze bij het kandidaat-ECZA opvragen.

De algemene informatie over het zorgpad die kandidaat-ECZA van de NFU hebben ontvangen t.b.v. de beoordelingsprocedure vindt u bij Nuttige documenten.

^{Laatst bijgewerkt op 30 maart 2023}

Een kandidaat-ECZA doet definitief mee aan de beoordelingsprocedure als zij de online aanmelding – de zogenaamde entreetoets - volledig invult en diverse bijlagen (o.a. zorgpaden en publicatielijst wetenschappelijk onderzoek) meestuurt. De periode van online aanmelding loopt van begin april t/m half mei 2023.

Na controle door het secretariaat van het Beoordelingscomité bij de NFU, worden patientenorganisaties en medisch referenten definitief aan de kandidaat-ECZA gekoppeld voor het geven van een beoordeling in het online systeem AIMS. 

^{Laatst bijgewerkt op 22 december 2022}

Zodra de aanmelding van de kandidaat-ECZA definitief is, worden de patiëntenorganisaties en de medisch referenten uitgenodigd om via een online-vragenlijst in AIMS hun oordeel te geven over de kandidaat-ECZA en de aandoeningen waarvoor zij erkenning aanvragen. De vragen houden verband met de eisen en indicatoren die aan de basis van deze beoordelingsprocedure liggen.
Bij Nuttige documenten staat de Vragenlijst voor patiëntenorganisaties met daarbij onder elke vraag vermeld de bijbehorende indicator.

Dit jaar staat AIMS voor patientenorganisties open van 1 juni tot en met 4 juli 2023 (12.00 uur).

Instructie

Om te kunnen inloggen krijgt een patiëntenorganisatie de inloggevens per mail toegestuurd. De VSOP zorgt voor een handleiding voor patientenorganisaties waarin staat beschreven hoe het inloggen in het online-systeem AIMS en het invullen van de vragenlijst in zijn werk gaan en waar in het bijzonder op gelet moet worden.

In een (online) instructiebijeenkomst zal de VSOP patiëntenorganisaties die daaraan behoefte hebben, uitleggen hoe zij te werk moeten gaan bij het daadwerkelijk beoordelen van de kandidaat-ECZA. Waar op te letten bij het invullen van de vragenlijst? Wat zijn handigheidjes in AIMS? Hoe ziet de vragenlijst eruit?

De patiëntenorganisatie krijgt ongeveer een maand tijd om de online-vragenlijst in te vullen en daarmee een oordeel over het kandidaat-ECZA te geven. De deadline voor het invullen is 4 juli om 12.00 uur.

^{Laatst bijgewerkt op 20 april 2022}

Elk individueel kandidaat-ECZA wordt in het Beoordelingscomité besproken en per aandoening wordt een advies opgesteld voor het ministerie van VWS. Het comité doet dit op basis van de aangeleverde informatie door het kandidaat-ECZA en de beoordelingen door de patiëntenorganisaties en de medisch referenten. Het Beoordelingscomité heeft twee leden die lid zijn vanuit het patiëntenperspectief: dhr. Cor Oosterwijk en mw. Silvia van Breukelen.

^{Laatst bijgewerkt op 22 december 2022}

Na vaststelling van de adviezen stuurt de voorzitter van het Beoordelingscomité deze adviezen via het ministerie van VWS naar de Raden van Bestuur van de kandidaat-ECZA. Het minsterie van VWS plaatst begin oktober 2023 een overzicht op haar website van de erkende centra. Vanwege de bezwaarprocedure kan deze lijst nog wijzigen.

De VSOP probeert de deelnemende patiëntenorganisaties zo snel mogelijk te ïnformeren over de lijst met erkende ECZA, maar is daarvoor mede afhankelijk van VWS en NFU.

^{Laatst bijgewerkt op 31 januari 2023}

De procedures m.b.t. bezwaar en beroep zien er in grote lijnen als volgt uit:

Kandidaat ECZA die het niet eens zijn met een advies van het Beoordelingscomite kunnen binnen zes weken na bekendmaking van het advies bezwaar maken bij het minsterie van VWS. Als de patiëntenorganisatie dit bezwaar ondersteunt kan dit worden aangegeven. Een patiëntenorganisatie kan ook zelfstandig bezwaar maken tegen een uitkomst.

Lees meer over bezwaar maken elders op deze website en op de website van het ministerie van VWS.

Het beoordelingscomité bespreekt alle bezwaren en vervolgens kan een advies kan worden bijgesteld, of ongewijzigd bljven. Na afloop van de bezwaartermijn gaan alle adviezen via VWS en de Raden van Bestuur naar de kandidaat-ECZA. Ook daarna zijn nog beroepsmogelijkheden mogelijk. 

De VSOP probeert de deelnemende patiëntenorganisaties zo tijdig mogelijk te informeren over de adviezen en beschikkingen, maar is daarvoor mede afhankelijk van VWS en NFU.

Patiëntenorganisaties die via AIMS één of meerdere kandidaat-ECZA hebben beoordeeld, komen in aanmerking voor een financiële vergoeding. In 2022 betrof dit € 200 voor de eerste drie orpha-codes / aandoeningen waarvoor de vragen volledig zijn ingevuld en € 100 voor iedere volgende orpha-code / aandoening, met een maximum van € 1.500,--.

Wanneer een patiëntenorganisatie alléén de vragen over het centrum als geheel voldoende gedetailleerd invulde telt dat als één orpha-code / aandoening.

Na afloop van de deelname aan de beoordelingsprocedure in 2023 nodigt de VSOP de patiëntenorganisaties uit de financiële tegemoetkoming aan te vragen en infomeert dan over de hoogte van de vergoeding die voor deelname aan de procedure 2023 geldt.

^{Laatst bijgewerkt 22 december 2022}

Elk jaar op uiterlijk 31 december, of op de eerstvolgende werkdag, verschijnt op Rijksoverheid.nl een definitieve lijst met erkende ECZA’s op dat moment. Zodra de uitkomsten van eventueel lopende bezwaarprocedures bekend zijn, wordt dit overzicht tussentijds geactualiseerd.

De VSOP informeert de deelnemende patiëntenorganisaties zo spoedig mogelijk over de gepubliceerde lijst met erkende ECZA's.

Het is mogelijkheid om in beroep te gaan tegen de uiteindelijke uitspraak, ook als patiëntenorganisatie. Dit wordt nog nader uitgewerkt.

^{Laatst bijgewerkt op 31 januari 2023}