Stappen en tijdlijn beoordelingsprocedure

Kandidaat-ECZA maken dienen uiterlijk eind februari een vooraanvraag in.  De NFU controleert of deze voldoet aan enkele administratieve voorwaarden (de zogenaamde Ingangstoets). Weet u als patiëntenorganisatie niet (zeker) of een expertisecentrum voor uw aandoening meedoet aan de beoordelingsprocedure? Neem dan contact met hen op.

Voor meer informatie over de procedure kan een kandidaat-ECZA zich wenden tot de:

• coördinator zeldzame aandoeningen van het desbetreffende UMC
• coördinator topklinische zorg van STZ en NVZ 
• of mailen naar: zeldzameaandoeningen@nfu.nl

Voorwaarde voor deelname patiëntenorganisatie

Om aan de beoordelingsprocedure deel te kunnen nemen dient een patiëntenorganisatie een rechtspersoon te zijn (vereniging of stichting). Is dat niet het geval, dan kan men zich door een andere patiëntenorganisatie laten vertegenwoordigen. Dit moet vóór deelname aan de procedure worden doorgegeven aan de VSOP (via expertisecentra@vsop.nl).

Voorlopige koppeling controleren

De VSOP ontvangt (medio april) een overzicht met vooraanmeldingen van kandidaat-ECZA. Op basis van de aandoeningen in dit overzicht koppelt de VSOP patiëntenorganisaties aan vooraangemelde kandidaat-ECZA. 

Na het toezenden van het voorlopige overzicht van de gekoppelde kandidaat-ECZA en bijbehorende aandoeningen (in april) wordt aan patiëntenorganisaties gevraagd nog eens goed te controleren of deze centra en aandoeningen daadwerkelijk door hen beoordeeld kunnen worden. Totdat de daadwerkelijk beoordeling in AIMS start, kan dit nog wijzigen. Is onvoldoende duidelijke welke zeldzame aandoeningen een patiëntenorganisatie vertegenwoordigt, dan neemt de VSOP daarover contact op. 

Ervaringen achterban

Patiëntenorganisaties die door de VSOP zijn gekoppeld kunnen alvast nagaan of zij de vragenlijst kunnen invullen. Naast de ervaringen die het bestuur (of bureau) zelf met het kandidaat-ECZA heeft, zijn de ervaringen van de achterban een belangrijke basis voor deze beoordeling. Indien nodig kan men een achterbanraadpleging organiseren. Lees meer over het raadplegen van de achterban.

Zorgpad

Een belangrijk document bij de beoordeling is het zorgpad van het kandidaat-ECZA voor de aangevraagde aandoening(en). Daarin staat beschreven hoe diagnostiek, behandeling, nazorg en follow-up voor een aandoening zijn georganiseerd. Bij de aanvraag voor erkenning moet het kandidaat ECZA-per aandoening een zorgpad bijvoegen. Patiëntenorganisaties dienen ten tijde van hun beoordeling over het zorgpad te beschikken. Is dat niet het geval, dan dient het kandidaat-ECZA het ter beschikking te stellen. Nadere informatie over het zorgpad vindt u onder Nuttige documenten.

Een kandidaat-ECZA doet pas definitief mee aan de beoordelingsprocedure als men de online aanmelding – de zogenaamde entreetoets - volledig heeft ingevuld en diverse bijlagen geupload, zoals het zorgpaden en een wetenschappelijke publicatielijst. De periode van online aanmelding loopt van begin april tot medio mei.

Na controle door het secretariaat van het Beoordelingscomité bij de NFU, worden patientenorganisaties en medisch referenten definitief aan de kandidaat-ECZA gekoppeld voor het geven van een beoordeling via het online platform AIMS. 

Zodra de aanmelding van de kandidaat-ECZA definitief is, worden de patiëntenorganisaties en de medisch referenten uitgenodigd om via een online-vragenlijst in AIMS hun oordeel te geven over de kandidaat-ECZA en de aandoeningen waarvoor zij erkenning aanvragen. De vragen houden verband met de eisen en indicatoren die aan de basis van deze beoordelingsprocedure liggen.
Bij Nuttige documenten staat de Vragenlijst voor patiëntenorganisaties met daarbij onder elke vraag de bijbehorende indicator vermeld.

Instructie

Om te kunnen inloggen krijgt een patiëntenorganisatie de inloggevens per mail toegestuurd. De VSOP zorgt voor een Handleiding voor patientenorganisaties waarin staat beschreven hoe het inloggen in het online-systeem AIMS en het invullen van de vragenlijst in zijn werk gaan en waar in het bijzonder op gelet moet worden.

In een (online) instructiebijeenkomst zal de VSOP patiëntenorganisaties die daaraan behoefte hebben, uitleggen hoe zij te werk moeten gaan bij het daadwerkelijk beoordelen van de kandidaat-ECZA. Waar op te letten bij het invullen van de vragenlijst? Wat zijn handigheidjes in AIMS? Hoe ziet de vragenlijst eruit?

De patiëntenorganisatie krijgt ongeveer een maand tijd om de online-vragenlijst in te vullen en daarmee een oordeel over het kandidaat-ECZA te geven. De deadline voor het invullen is begin juli.

Elk kandidaat-ECZA wordt in het Beoordelingscomité besproken en per aandoening wordt een advies opgesteld voor het ministerie van VWS. Het Comité doet dit op basis van de aangeleverde informatie door het kandidaat-ECZA en de beoordelingen door de patiëntenorganisaties en de medisch referenten. Het Beoordelingscomité heeft twee leden die deelnemen vanuit het patiëntenperspectief: dhr. Cor Oosterwijk en mw. Silvia van Breukelen.

Na vaststelling van de adviezen stuurt de voorzitter van het Beoordelingscomité deze adviezen via het ministerie van VWS naar de Raden van Bestuur van de kandidaat-ECZA. Het minsterie van VWS plaatst begin oktober een overzicht op haar website van de erkende centra. Vanwege bezwaarprocedures kan deze lijst later nog wijzigen. De VSOP probeert de deelnemende patiëntenorganisaties zo snel mogelijk te informeren over de lijst met erkende ECZA, maar is daarvoor mede afhankelijk van VWS en NFU.

De procedures m.b.t. bezwaar en beroep zien er in grote lijnen als volgt uit:

Kandidaat ECZA die het niet eens zijn met een advies van het Beoordelingscomite kunnen binnen zes weken na bekendmaking van het advies bezwaar maken bij het minsterie van VWS. Een patiëntenorganisatie kan een bezwaar ondersteunen, of zelfstandig bezwaar maken. Lees meer over bezwaar maken elders op deze website en op de website van het ministerie van VWS.

Het Beoordelingscomité bespreekt alle bezwaren en vervolgens kan een advies kan worden bijgesteld, of ongewijzigd bljven. Na afloop van de bezwaartermijn gaan alle adviezen via VWS en de Raden van Bestuur naar de kandidaat-ECZA. Ook daarna zijn nog beroepsmogelijkheden mogelijk. 

De VSOP probeert de deelnemende patiëntenorganisaties zo tijdig mogelijk te informeren over de adviezen en beschikkingen, maar is daarvoor mede afhankelijk van VWS en NFU.

Patiëntenorganisaties die aan de procedure hebben meegedaan komen in aanmerking voor een financiële tegemoetkoming. In 2023 betrof dit € 200 voor elk van de eerste drie orpha-codes / aandoeningen waarvoor de vragen volledig zijn beantwoord en € 100 voor iedere volgende orpha-code / aandoening, met een maximum van € 1.500,--. Wanneer een patiëntenorganisatie alléén de vragen over het centrum als geheel voldoende gedetailleerd invult, telt dat als één orpha-code / aandoening.

Na afloop van de deelname aan de beoordelingsprocedure nodigt de VSOP patiëntenorganisaties uit de financiële tegemoetkoming bij de VSOP aan te vragen.  Als de vragenlijst dusdanig onvolledig is ingevuld dat de tegemoetkoming niet in verhouding lijkt te stan staat tot de tijdsinvestering (o.b.v.een uurtarief van € 100,-), dan neemt de VSOP daarover contact op. 

Eind december of begin januari publiceert het minsterie van VWS de definitieve lijst met erkende ECZA’s, die echter nog aangepast kan worden als gevolg van lopende bezwaarprocedures. Zowel het kandidaat-ECZA als de patiëntenorganisatie kunnen vervolgens nog in beroep gaan.